1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest [UZUPEŁNIJ], zwany dalej „biurem”.

Biuro wpisane do rejestru podmiotów gospodarki narodowej ma obowiązek wskazać w dokumentacji księgowej adres siedziby, NIP oraz datę rozpoczęcia działalności. Dane te podajemy w umowie.

2. Kontakt w sprawach RODO

Osobą kontaktową w sprawach ochrony danych osobowych jest [UZUPEŁNIJ], dostępna pod adresem [UZUPEŁNIJ] albo listownie na adres biura. Odpowiadamy w ciągu 30 dni od otrzymania żądania.

3. Jakie dane zbieramy i dlaczego

Rozróżniamy dwie kategorie, bo mają **zupełnie inne podstawy prawne** i inne terminy przechowywania.

Dane, o które prosimy przy pierwszym kontakcie

imię i nazwisko, adres e-mail, ewentualnie numer telefonu;
informacje o skali działalności: forma opodatkowania, liczba dokumentów, liczba pracowników;
treść wiadomości, którą do nas napiszesz.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działanie przed zawarciem umowy na Twoje żądanie. Ten zestaw danych usuwamy, jeśli nie dochodzi do współpracy, po [UZUPEŁNIJ] od ostatniego kontaktu.

Dane księgowe i kadrowe po zawarciu umowy

dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres, NIP lub PESEL, REGON;
dane z dokumentów księgowych: faktury, rachunki bankowe, ewidencja środków trwałych;
dane pracowników: imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy, numery ubezpieczeń społecznych, wynagrodzenia;
dane, które z mocy prawa jesteśmy zobowiązani przetwarzać, w tym dane z ksiąg rachunkowych.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z ustawy o rachunkowości oraz ustawy Kodeks pracy. Nie zbieramy niczego ponad to, co ustawa wymaga.

4. Jak długo trzymamy dokumenty

Dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku — tyle wynika z art. 112 Ordynacji podatkowej. Dokumenty kadrowe przechowujemy przez okres przedawnienia roszczeń z Kodeksu pracy, czyli 3 lata od zakończenia stosunku pracy.

Korespondencja związana z wyceną i zawarciem umowy zostaje u nas przez okres niezbędny do dochodzenia i obrony przed roszczeniami, czyli[UZUPEŁNIJ].

5. Kto jest odbiorcą Twoich danych

Twoje dane widzą wyłącznie osoby prowadzące Twoją księgowość oraz ich przełożony. Nie ma wspólnego loginu do biura i nie przekazujemy danych podmiotom trzecim poza przypadkami, w których jest to obowiązkowe:

Urząd Skarbowy, ZUS, ZUS Księgowość — w zakresie wynikającym z deklaracji i rozliczeń;
banki i instytucje płatnicze — w zakresie niezbędnym do realizacji płatności;
operator poczty i dostawca poczty elektronicznej;
biuro rachunkowe prowadzące podmiot, w imieniu którego składasz deklaracje;
dostawca hostingu i dostawca usług poczty elektronicznej, z którymi mamy umowę powierzenia.

[UZUPEŁNIJ]. Dane nie trafiają poza Unię Europejską, a jeśli kiedykolwiek to się zmieni, poinformujemy przed przeniesieniem.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych;
usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne — z zastrzeżeniem, że dokumentów księgowych nie usuwamy, bo ustawa tego zabrania;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skargę składasz pisemnie na adres Prezesa UODO, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, lub przez formularz na stronieuodo.gov.pl.

Nie stosujemy profilowania ani nie podejmujemy decyzji automatycznych. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich podmiotom na potrzeby marketingu.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Strona nie ustawia ciasteczek marketingowych ani analitycznych. Ustawiamy dwa rodzaje plików i tylko wtedy, gdy się na to zgodzisz:

Zapis Twojej decyzji — jeden wpis w pamięci tej przeglądarki: co wybrałeś i kiedy. To nie jest ciasteczko: nie leci z Twoimi żądaniami, nie trafia na nasz serwer i nikt poza Tobą go nie widzi.
Sesja panelu administracyjnego — ciasteczka panel i csrf, ustawiane dopiero po zalogowaniu do panelu na adresie /admin. Mają atrybut HttpOnly, więc JavaScript strony ich nie odczyta, i są wysyłane wyłącznie pod adresem panelu, który z domyślnej konfiguracji jest zamknięty dla całego internetu.

Odwiedzający stronę publiczną nie dostaje żadnego ciasteczka. Zgodę możesz zmienić w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia plików" w stopce — wycofanie jest równie łatwe jak udzielenie zgody.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie transmisji i zapisu dokumentów, dostęp z osobnych kont dla każdej osoby pracującej nad Twoją księgowością, kopie zapasowe wykonywane co noc oraz ograniczony dostęp fizyczny do pomieszczenia, w którym dokumenty są drukowane i niszczone.

Świadomie **nie obiecujemy „absolutnej poufności"** — żadne biuro nie ma takiej i nie ma prawnej podstawy, żeby ją obiecać. Obiecujemy natomiast rzeczy, które da się sprawdzić: dostęp na osobnych kontach, szyfrowanie, kopie co noc, umowa powołującego administratora danych i pisemne zobowiązanie do zachowania tajemnicy zawodowej.

9. Umowa i dostęp do dokumentów

Po zawarciu umowy masz dostęp do swoich plików księgowych i dokumentów kadrowych na żądanie, w wersji elektronicznej lub papierowej. Przy wypowiedzeniu umowy przekazujemy komplet plików w formie otwartej, żebyś mógł przenieść je do innego biura. Nie usuwamy ich wcześniej niż po upływie okresów przedawnienia podanych wyżej.

10. Koszty udostępnienia danych

Twoje dane przekazujemy instytucjom publicznym i bankom w ramach obowiązków ustawowych — za to nie pobieramy opłat. Jeśli wystąpisz do nas o udostępnienie dodatkowej kopii danych, pobieramy koszt środków technicznych. [UZUPEŁNIJ].

11. Koszt strony i jej utrzymania

Strona jest częścią usługi, za którą płacisz miesięcznie jako biuro rachunkowe. Od klienta pobieramy osobno koszt hostingu serwera — około 50–80 zł miesięcznie za maszynę, z której korzysta wyłącznie nasze biuro. Nie ma opłat za panel, za dodatkowych użytkowników ani za aktualizacje, których nie zamawiasz.

12. Zmiany dokumentu

Politykę zmieniamy, gdy zmienia się zakres naszych usług albo przepisy. Każdą zmianę zapisujemy z datą. Wersje wcześniejsze udostępniamy na żądanie — napisz na adres kontaktowy.

Dokument obowiązuje od: [UZUPEŁNIJ].

Masz pytanie o swoje dane? Napisz