1. Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem danych jest osoba lub firma, która prowadzi ten salon i gabinet i odpowiada za ich treść oraz za obsługę rezerwacji.

[Uzupełnij: imię i nazwisko lub nazwa firmy]
[Uzupełnij: adres siedziby lub miejsce zamieszkania]
[Uzupełnij: numer NIP]
[Uzupełnij: adres e-mail do korespondencji]

Ten blok to jedyne miejsce w dokumencie, w którym musisz podmienić dane na swoje. Po wdrożeniu strony administratorem danych jesteś Ty — strona działa na Twoim serwerze, a hasło do panelu masz tylko Ty.

Jeśli prowadzisz salon jako jednoosobową działalność gospodarczą, administratorem jest ta działalność. Jeśli oprócz Ciebie ktoś jeszcze dochodzi do panelu i widzi zgłoszenia — dopisz go tutaj; dwóch administratorów oznacza osobne obowiązki po Twojej stronie.

2. Co zapisujemy przy rezerwacji

Rezerwacja terminu to jednocześnie zgłoszenie chęci przyjścia na zabieg, więc potrzebujemy danych, żebyśmy mogli Cię przyjąć o umówionej godzinie i żebyśmy wiedzieli, kogo powiadomić.

imię,
numer telefonu — to jedyna droga, którą potwierdzamy termin i odbieramy kod z SMS-a,
adres e-mail — na niego przychodzi potwierdzenie zgłoszenia,
wybraną usługę, osobę wykonującą, dzień i godzinę, czyli sam termin,
treść pola „uwagi", jeśli je wypełniłaś,
informację, że zaznaczyłaś zgodę na przetwarzanie — bez zgody formularza nie da się wysłać,
data i czas zgłoszenia oraz numer, pod którym je widzisz w potwierdzeniu,
skrót adresu IP, a nie sam adres. Pełnego adresu nie zapisujemy. Skrót służy wyłącznie do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu (pięć zgłoszeń w dziesięć minut) i do ochrony przed spamem — służy do tego, żeby ograniczyć, a nie żeby śledzić.

Po potwierdzeniu kodem z SMS-a w rekordzie zostaje informacja o potwierdzeniu. Sam kod nie jest zapisywany.

Przy formularzu kontaktowym

Ten sam zestaw danych plus temat zgłoszenia wybrany z listy (zapytanie o termin, zmiana rezerwacji, pytanie o usługę dla dwóch osób lub więcej, dostępność i parking, coś innego) oraz treść wiadomości.

3. Cel i podstawa prawna

Poniżej lista celów, dla których przetwarzamy dane, i podstawa prawna pod każdym z nich. Nie ma podstawy, której tu nie wymieniliśmy — w szczególności nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, więc nic nie decyduje za Ciebie o tym, czy dostaniesz termin.

Rezerwacja, potwierdzenie i obsługa wizyty. Wykonanie umowy, o której zawarcie się do Ciebie zwracamy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Potwierdzenie zgłoszenia kodem i przypomnienie dzień wcześniej.Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — bez kontaktu po zgłoszeniu rezerwacja nie doszłaby do skutku.
Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego. Twoja zgoda wyrażona przy zaznaczeniu pola „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych” (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Wystawienie faktury i prowadzenie księgowości. Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez pięć lat, bez względu na to, czy nam się to podoba.
Udzielenie odpowiedzi na reklamację i obrona przed roszczeniami.Obowiązek prawny oraz nasz uzasadniony interes w tym, żeby wiedzieć, co się wydarzyło (art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO).

4. Jak długo przechowujemy dane

Rezerwacje: 90 dni od wizyty. Potem znikają same, automatycznie. Historia wizyt, z której korzystasz przy planowaniu kolejnego terminu, jest osobną, dłuższą książką — patrz niżej.
Wiadomości z formularza kontaktowego: 90 dni od zgłoszenia. Zapis na kolejną usługę podlega tej samej regule.
Dane do faktury: 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument. To wymóg prawa podatkowego, a nie nasza polityka.
Historia wizyt u danej osoby: przez czas, w jakim jest potrzebna do kolejnych wizyt i do obsługi reklamacji. Dzięki niej nie tłumaczysz się przy każdym kolejnym terminie od zera, a my pamiętamy, czym się zajmowałaś. W każdej chwili możesz ją usunąć, napisawszy do nas.
Dane techniczne w logach serwera (adres IP, nazwa przeglądarki): serwer zapisuje standardowy log dostępu.[Uzupełnij: dostawca hostingu i okres przechowywania logów]

Po upływie okresu dane są kasowane. Jeśli wcześniej napiszesz, że chcesz je usunąć, robimy to wcześniej — z wyjątkiem danych, które musimy zatrzymać z mocy prawa, przede wszystkim dokumentów księgowych.

5. Kto otrzymuje Twoje dane

Dostawca hostingu i domeny:[Uzupełnij: nazwa dostawcy]. Przechowuje bazę rezerwacji i pliki strony.
Dostawca poczty elektronicznej:[Uzupełnij: nazwa dostawcy]. Przesyła potwierdzenie zgłoszenia.
Dostawca bramki SMS — tylko jeśli uruchomisz wysyłkę kodów potwierdzających:[Uzupełnij: operator bramki SMS]. Dostaje numer telefonu i treść pojedynczej wiadomości, nic więcej. Bez tej usługi potwierdzenia kodem nie ma.
Osoby upoważnione u Ciebie — na przykład osoba prowadząca księgowość:[Uzupełnij: kto ma dostęp do panelu i rezerwacji poza Tobą].

Nie sprzedajemy danych, nie wymieniamy się nimi i nie dodajemy Cię do kampanii mailingowych. Nie przekazujemy ich też podmiotom, które chciałyby napisać do Ciebie w sprawie usług.

6. Rezerwacja a dane szczególne

W formularzu rezerwacji nie prosimy o żadne dane szczególne: ani o stan zdrowia, ani o rozpoznania, ani o recepty, ani o numer PESEL. Pole „uwagi" służy do informacji o wygodzie terminu, a w uwagach związanych z zabiegiem w gabinecie wystarczy napisać, że coś trzeba powiedzieć przed zabiegiem — szczegóły ustalamy przy rozmowie, a nie w formularzu.

Jeśli ktoś z personelu poprosi Cię o informację zdrowotną, to jest ona konieczna do bezpiecznego wykonania zabiegu i jest przetwarzana na podstawie art. 9 ust. 1 RODO (przepisy o ochronie zdrowia), a nie na podstawie zwykłej zgody. Nie zapisujemy jej w bazie rezerwacji.[Uzupełnij, jeśli prowadzisz dokumentację medyczną: gdzie, kto ma dostęp, jak długo]

7. Dane poza Unią Europejską

Jeśli strona, serwer i poczta stoją w Polsce albo w innym kraju Unii Europejskiej, Twoje dane nie opuszczają Unii Europejskiej.[Uzupełnij: potwierdź, gdzie stoi serwer i skąd wysyłana jest poczta]

Są dwa miejsca, w których to się zmienia. Oba trzeba zaakceptowaćprzed uruchomieniem usługi — nie po.

Bramka SMS

Jeśli podłączysz operatora bramki SMS[Uzupełnij: operatora], to on przetwarza numer telefonu poza Unią Europejską — zwykle w Stanach Zjednoczonych. Podstawą jest umowa zawarta między Tobą a operatorem plus standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.):eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj. Operator przekazuje je jako załącznik do umowy albo wskazuje w swojej polityce prywatności.

Serwer poza Unią Europejską

Jeśli strona stoi na serwerze poza Unią Europejską, to również jest przekazanie danych poza UE i również potrzebna podstawa:[Uzupełnij: kraj, w którym stoi serwer, i podstawa przekazania].

8. Twoje prawa

Masz prawo żądać od nas: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania danych nieprawidłowych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed jej cofnięciem.

Zgłoszenie wyślij mailem na adres z sekcji 1:[Uzupełnij: adres e-mail do realizacji praw osoby]. Nie musisz uzasadniać żądania i nic nie kosztuje. Odpowiadamy niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeżeli odmówimy — powiemy dlaczego, a Ty możesz złożyć skargę.

Większość praw zgłasza się po prostu — wystarczy napisać, czego dotyczy. Dwa są trudniejsze i wymagają Twojego dowodu: usunięcie danych i ograniczenie przetwarzania rozstrzygamy po sprawdzeniu, czy nie zagraża to rozliczeniu albo obronie przed roszczeniami.

Skargę na przetwarzanie możesz złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, przezuodo.gov.pl. Skarga jest bezpłatna.

Twoich danych nie zebraliśmy z innego źródła niż Ty sama — wprost od Ciebie, z formularza rezerwacji albo kontaktowego.

9. Czy musisz nam coś dawać

Nie. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i numeru telefonu nie da się zarezerwować terminu ani odpowiedzieć na wiadomość — i to jedyna konsekwencja. Formularz odrzuci zgłoszenie bez tych pól, a nie będziemy się do Ciebie upominać.

Adres e-mail podajesz po to, żebyśmy mogli przesłać potwierdzenie. Możesz nie podawać go, jeśli wolisz potwierdzenie tylko telefonicznie — wtedy zaznacz to w uwagach.

NIP podajesz tylko wtedy, gdy chcesz fakturę na działalność. Bez NIP-u wystawiamy fakturę dla osoby fizycznej.

10. Pliki cookies

Czym są pliki cookies

Plik cookies to mały plik tekstowy, który strona zapisuje w Twojej przeglądarce. Część z nich jest niezbędna, żeby strona działała — bez nich nie da się np. zalogować do panelu — i do tych zgoda nie jest potrzebna. Pozostałe służą pomiarom albo reklamie i wymagają Twojej zgody.

Jakich plików ta strona używa

Panel administracyjny — sesja logowania. Zapamiętuje, że jesteś zalogowana. Plik jest oznaczony jako HttpOnly (JavaScript strony go nie odczyta) i SameSite=Lax, a przy adresie z https także jako Secure.
Panel administracyjny — token zabezpieczający formularze.Krótkotrwały, ważny dwie godziny, znika wraz z zakończeniem sesji.

Oba pojawiają się wyłącznie wtedy, gdy ktoś loguje się do panelu, i nie są potrzebne osobom, które po prostu czytają stronę albo rezerwują termin. Zwykłe otwarcie strony nie ustawia żadnych plików cookies.

Jakich plików ta strona nie używa

Nie używamy plików analitycznych, marketingowych, śledzących ani reklamowych. Nie mierzymy, jak długo czytasz stronę, skąd przyszedłeś ani co robisz po odejściu. Nie ma tu pikseli Facebooka ani Google Analytics.

Rezerwacja a pliki cookies

Rezerwacja terminu działa bez plików cookies. Zapis o tym, co wybrałaś, trzymany jest w pamięci tej strony i znika po zamknięciu karty — dlatego po powrocie wybór trzeba powtórzyć.

Brama płatnicza

Jeśli uruchomisz sprzedaż z bramką płatniczą, operator ustawi własne pliki cookies i wczytuje własny formularz płatności w ramce. To są jego pliki, nie nasze. Musisz wtedy dopisać je do tej sekcji i objąć banerem zgód.

Baner zgód

Baner na stronie służy do pytania o zgodę na pliki cookies, które nie są niezbędne do działania. Na dzień dzisiejszy takich plików nie ma, więc zgoda nie jest warunkiem korzystania ze strony. Jeśli zdecydujesz się dodać narzędzia analityczne albo marketingowe, najpierw opisz je w tej sekcji, a dopiero potem je włącz.

Zgoda przy formularzu nie jest zgodą na pliki cookies — to zgoda na przetwarzanie danych w celu obsługi rezerwacji, opisana w sekcji 3.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób, w jaki przetwarzamy dane — na przykład gdy dochodzi bramka SMS albo nowe narzędzie.[Uzupełnij: data ostatniej aktualizacji]. Nowa wersja jest zawsze pod tym samym adresem. Jeśli zmiana będzie dla Ciebie istotna — przykładowo dojdzie nowy odbiorca Twoich danych — napiszemy Ci o tym osobno, zanim zaczniemy ją stosować.