Polityka prywatności i informacja RODO

1. Kto przetwarza Twoje dane

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Mieszkańców Osiedla Pod Jaszczurami, z siedzibą przy ulicy Jaszczurowej 12, 12-345 Przykładowe Miasto. [Uzupełnij: pełna nazwa, adres siedziby, NIP]

Kontakt w sprawach danych osobowych: [Uzupełnij: adres e-mail do realizacji praw osoby], sekretariat, wtorek i czwartek, 16:30–19:00.

2. Skąd bierzemy dane i jakie

Od Ciebie — przy wypełnieniu formularza zgłoszeniowego o przyjęcie do stowarzyszenia: imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), rodzaj członkostwa, uwagi oraz informacja, czy wyrażasz zgodę na wiadomości o wydarzeniach. Przy formularzu kontaktowym: imię, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), treść wiadomości i cel zgłoszenia.

Z urzędów i instytucji — gdy zgłoszenie dotyczy sprawy osiedlowej (np. pisma gminy, spółdzielni, policji) i podajesz w wiadomości numer sprawy lub swoje dane jako stronę reprezentowaną. Od osób trzecich — gdy wskazujesz osobę, której dotyczy zgłoszenie do komisji; wtedy przetwarzamy jej dane tylko w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy i mamy obowiązek poinformować tę osobę.

Nie zbieramy i nie prosimy o dane, których nie potrzebujemy: nie pytamy o PESEL przy wiadomości, o numer rachunku przy zgłoszeniu ani o zdjęcie dowodu osobistego. W formularzu członkowskim pytamy o datę i miejsce urodzenia, bo wymaga tego druk deklaracji członkowskiej — a te dane trafiają do dokumentu, nie na stronę.

3. Dane członków i kandydatów na członka

Dane z formularza członkowskiego wykorzystujemy wyłącznie do: rozpatrzenia zgłoszenia o przyjęcie do stowarzyszenia, przygotowania wydruku deklaracji członkowskiej (P-01), prowadzenia listy członków, rozliczania składek, wezwań do walnego zebrania i — jeśli zostaniesz przyjęty — przygotowania sprawozdań merytorycznych i finansowych, które stowarzyszenie składa publicznie.

Deklaracja członkowska jest dokumentem papierowym. Formularz na stronie Członkostwo jest zgłoszeniem i nie wywołuje skutków prawnych. Członkostwo powstaje z chwilą uchwały zarządu o przyjęciu, a podpis pod deklaracją składa się w obecności przedstawiciela zarządu.

Dane członka nie są publikowane na tej stronie. Publikujemy zarząd, komisję rewizyjną i komisje problemowe — osoby pełniące funkcje, a nie listę członków.

4. Lista członków jest dokumentem publicznym

To jest punkt, którego nie ma w żadnej polityce prywatności sklepu, a w organizacji pozarządowej zmienia wszystko: lista członków stowarzyszenia jest dokumentem publicznym prowadzonym przez sąd rejestrowy i zawiera dane osobowe członków — imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania oraz numer PESEL.

Sąd prowadzi tę listę na podstawie art. 10 ustawy o stowarzyszeniach i udostępnia ją na wniosek. My nie publikujemy tej listy, nie wydajemy jej zgłaszającym ani nie kopiujemy do własnych plików w innych celach niż statutowe. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia, że ktoś jest członkiem, wystarczy zgłoszenie do sekretariatu — wydamy zaświadczenie, w którym są tylko imię i nazwisko, data przyjęcia i numer uchwały.

5. Cel i podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Podstawa dla: zgłoszenia o przyjęcie do stowarzyszenia, prowadzenia listy członków i rozliczania składek, a także dla udzielenia odpowiedzi na wiadomość, na którą się do nas zwróciłeś.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda. Podstawa dla wiadomości o wydarzeniach, jeśli ją wyrazisz, i tylko w jej zakresie.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny. Podstawa dla przechowywania dokumentacji księgowej (ustawa o rachunkowości) i podatkowej (Ordynacja podatkowa), a także dla prowadzenia listy członków wynikającego z ustawy o stowarzyszeniach.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes. Podstawa dla dochodzenia należnych składek i prowadzenia postępowań związanych ze sprawami osiedlowymi, w których jesteś stroną.

6. Jak długo przechowujemy dane

Dane z nieprzyjętego zgłoszenia — do 12 miesięcy od rozpatrzenia zgłoszenia. Jeśli nie zostaniesz przyjęty, usuwamy je, chyba że w międzyczasie powstała Twoja sprawa osiedlowa.

Dane członka — przez czas członkostwa, a po ustaniu członkostwa: dane księgowe i podatkowe przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku; pozostałe dane do końca roku, w którym zrezygnowałeś.

Dane z wiadomości kontaktowej — do 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Jeśli z wiadomości powstała procedura (np. pismo do gminy), dane trzymamy do jej zakończenia.

7. Kto otrzymuje Twoje dane

Członkowie zarządu i komisji rewizyjnej w zakresie, w jakim jest to potrzebne do prowadzenia stowarzyszenia; sekretariat (obsługa biura); dostawca hostingu i dostawca poczty elektronicznej, o ile zostaną podani; [Uzupełnij: dostawca usług pocztowych, jeśli jest inny]; dostawca usług księgowych, jeśli stowarzyszenie korzysta; sąd rejestrowy — w zakresie i w sposób wynikający z ustawy o stowarzyszeniach.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich na potrzeby marketingu podmiotów trzecich. Nie przekazujemy danych do państw spoza UE.

8. Dane poza Unią Europejską

[Uzupełnij: potwierdź, gdzie stoi serwer i skąd wysyłana jest poczta]. Jeśli używany jest dostawca poczty spoza UE, podstawą przekazania jest art. 46 RODO (odpowiednie zabezpieczenia, np. klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską). Bez tego miejsca dokument milczy, a milczenie w tym punkcie nie jest neutralne: oznacza, że nikt go nie sprawdził.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane w zakresie objętym art. 10 ustawy o stowarzyszeniach prowadzimy jako obowiązek ustawowy — usunięcie ich z listy członków jest w tym zakresie niemożliwe, bo oznaczałoby zaprzestanie prowadzenia listy przez stowarzyszenie. W pozostałym zakresie realizujemy żądanie bez zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

10. Zgoda i jej wycofanie

Zgoda na wiadomości o wydarzeniach jest osobna od zgody na przetwarzanie danych w celu członkostwa. Nie wynika z przystąpienia do stowarzyszenia i możesz ją cofnąć w każdej chwili — wystarczy napisać do sekretariatu albo zaznaczyć odpowiednią rubrykę w deklaracji członkowskiej. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed jej wycofaniem.

Zgody na przetwarzanie danych w celu członkostwa nie można odwołać się bez konsekwencji w postaci braku członkostwa — to nie jest swoboda, tylko warunek uczestnictwa.

11. Bezpieczeństwo danych

Strona działa na własnym serwerze stowarzyszenia, z panelem zamkniętym dla internetu i logowaniem zabezpieczonym skrótem hasła. [Uzupełnij: kto ma dostęp do panelu i zgłoszeń poza administratorem]. Kopie zapasowe bazy: [Uzupełnij: gdzie są i jak często].

12. Pliki w przeglądarce

Ta strona nie stosuje plików reklamowych ani analitycznych. Ustawiane są dwa rodzaje plików: jeden w pamięci Twojej przeglądarki (nie jest ciasteczkiem, nie trafia na serwer i nie widzi go nikt poza Tobą) zapisuje Twoją decyzję o plikach, a dwa ciasteczka panelu administracyjnego pojawiają się wyłącznie po zalogowaniu do panelu i mają oznaczenie HttpOnly oraz ścieżkę /admin. Odwiedzający stronę publiczną nie dostaje żadnego ciasteczka.

Wycofanie zgody jest tak samo łatwe jak jej udzielenie: przycisk „Ustawienia plików" w stopce każdej strony otwiera ten sam panel. Po dodaniu narzędzi analitycznych lub płatności trzeba je dopisać w sekcji powyżej oraz w panelu zgody — inaczej baner zgód będzie opisywał stan, którego nie ma.

13. Zmiany polityki

Politykę zmienia zarząd, a poprzednie wersje zostają w aktach. Zmiana dotycząca celów lub podstawy prawnej przetwarzania wymaga poinformowania członków co najmniej 30 dni wcześniej, bo zmiana podstawy prawnej nie może działać wstecz.

14. Administrator danych w praktyce

Administratorem jest zarząd stowarzyszenia, ale w sprawach codziennych kontaktujemy się z sekretariatem: wtorek i czwartek, 16:30–19:00, ul. Jaszczurowa 12. Skargę do organu nadzorczego możesz złożyć niezależnie od tego, czy najpierw napiszesz do nas.